FACTOR DINERO S.A teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio , y demás normas concordantes y complementarias.
El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, FACTOR DINERO S.A procede a definir en éste documento, estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y tratando datos personales.
OBJETIVO
En esta política, FACTOR DINERO S.A establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos de los titulares, sus derechos, las obligaciones FACTOR DINERO S.A en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.
ALCANCE
La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de FACTOR DINERO S.A, y aquellas que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de FACTOR DINERO S.A y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de FACTOR DINERO S.A así como por los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de FACTOR DINERO S.A con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública.
DEFINICIONES:
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Al aceptar suministrar y tratar sus datos, los mismos los serán bajo esta política y serán tratados por FACTOR DINERO S.A las sociedades en las que tenga participación, con las que se fusionen o integre cualquiera sea la forma jurídica y las que se creen como resultado de una escisión, FACTOR DINERO S.A en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos, al otorgar su autorización además de las finalidades expresamente indicadas en la correspondiente autorización, usted autoriza a FACTOR DINERO S.A para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización y procesamiento de la información y datos personales suministrada en formularios y la que posteriormente sea solicitada en sus instalaciones y/o eventos y en general durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos, la cual será utilizada, para los fines indicados en el aviso de privacidad y para los siguientes fines:
En relación con lo anterior, FACTOR DINERO S.A y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa podrá ejecutar las siguientes acciones:
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
De acuerdo con la ley 1581 de 2012 son datos personales sensibles “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” Dentro de ellos se encuentran reconocidos también los datos de los menores de edad.
FACTOR DINERO S.A deberá tratar datos de esta naturaleza, en el desarrollo de las relaciones con sus empleados y/o candidatos en procesos de selección especialmente los relativos a la salud, y eventualmente datos de naturaleza biométricos en la implementación de medidas de seguridad en sistemas de control de acceso a sus instalaciones o a algunos espacios físicos, en todo caso en el tratamiento de dichos datos se adoptarán medidas especiales de seguridad, y en todo caso cuando vaya a ser solicitada la autorización para el tratamiento de datos sensibles será advertido al titular las finalidades para las cuales serán tratados y les será informado que cuentan con el derecho de abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE MENORES DE EDAD
FACTOR DINERO S.A procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad.
Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación.
Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de FACTOR DINERO S.A o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes FACTOR DINERO S.A facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
En virtud de lo anterior FACTOR DINERO S.A sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual FACTOR DINERO S.A sostenga relaciones comerciales, laborales o de otra índole deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
OBLIGACIONES DE FACTOR DINERO S.A
FACTOR DINERO S.A reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por parte de FACTOR DINERO S.A se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en nuestras oficinas, y/o en la página web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. FACTOR DINERO S.A conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
Cualquier modificación que sea efectuada a estas políticas o la forma en que utiliza su Información personal, será anunciada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones, y todos los términos modificados entrarán en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.
PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Si desea que FACTOR DINERO S.A lo retire de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico: servicioalcliente@factordinero.com o mediante comunicación telefónica al teléfono 4484515, De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a FACTOR DINERO S.A a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013.
ASPECTOS COMUNES A LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de FACTOR DINERO S.A para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a los canales ya indicados.
Una vez recibida por, la consulta o reclamos, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012 y que se indican a continuación.
En todo caso la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane los requisitos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
Recuerde que para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos ante FACTOR DINERO S.A.
Trámite de las Consultas:
El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Trámite de los reclamos:
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Respuesta
La respuesta a las peticiones, consultas o reclamos será dada dentro de los términos indicados, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante; Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección, FACTOR DINERO S.A podrá elegir a cual dirección enviar la comunicación, entendiéndose cumplida la obligación de respuesta con el envío a cualquiera de ellas.
LEGITIMADOS PARA ADELANTAR LOS RECLAMOS Y CONSULTAS Y A QUIENES PUEDE SER SUMINISTRADA INFORMACIÓN DE LOS TITULARES:
MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN PERSONAL
FACTOR DINERO S.A se compromete a conservar la información y su contenido, de manera estrictamente confidencial y almacenada en servidores que cumplen con los estándares de seguridad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y así garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Como cliente, proveedor de FACTOR DINERO S.A dispondrá en todo momento de los derechos de información, rectificación y supresión de sus datos personales, así como los demás derechos reconocidos en la ley tal como se describe en los apartes anteriores.
Toda la información almacenada por FACTOR DINERO S.A es administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente, incluyendo en su tratamiento todas las medidas de seguridad necesarias para ello.
PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de FACTOR DINERO S.A tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista FACTOR DINERO S.A y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años. La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación, la cual reemplaza de manera completa toda disposición o política de tratamiento de datos anterior, y estará vigente de manera indefinida y durante el tiempo que FACTOR DINERO S.A ejecute las actividades descritas en la en ella y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.
Cualquier modificación que sea efectuada a esta política será publicada en la misma forma que la política inicial.